طالبت الجهات العليا السعودية من جميع الأجهزة الحكومية عدم إتلاف وثائقها قبل اعتماد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بيانات ومحاضر الوثائق المراد إتلافها.

وأمرت الجهات المركز بالعمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات واتخاذ كل السبل المؤدية لذلك، مع الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.

ويأتي ذلك التوجيه على خلفية عدم وضوح الجانب الخاص بإتلاف الوثائق لدى عديد من الأجهزة، ولاسيما بعد اجتماع مسؤولي المركز الوطني للوثائق والمحفوظات مع مختصين في 30 جهازا حكوميا، وفقا لـ«الاقتصادية».

وأكد المركز عدم وضوح الرؤية فيما يتعلق بموضوع إتلاف الوثائق، وقيام البعض بعملية الإتلاف وفق تعليمات داخلية دون الرجوع إلى اللوائح المعنية بذلك.

والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالسعودية، تم تأسيسه لوضع نظام الوثائق والمحفوظات موضع التنفيذ، وله في سبيل ذلك اتخاذ كل الوسائل والسبل التي تمكنه من القيام بهذه المهمة، مثل إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقرارها، وإعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات، ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة، وجمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها وفقا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطتي التصنيف والترميز.

ويحق للمركز الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات، وإعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها من خلال توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقا للوائح المركز، وتجميع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه، إلى جانب تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة وتبادل الخبرات والمعلومات معها، وتحقيق التعاون مع مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دوليا عن طريق الاشتراك في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات وحضور الندوات والمؤتمرات والحلقات العلمية المتخصصة وإعداد البحوث المتعلقة بذلك، مع تبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.